ATELIERS

La nouvelle technologie administrative:
Analyse de l'impact

Présentation de MaryL.
Baetz, Consulting Services

La nouvelle technologie administrative est en voie d'entraîner de nombreux changements simultanés. Tout changement, même s'il apporte une amélioration, entraîne des perturbations, alors que la plupart des organismes ont horreur des perturbations. En effet les règlements en place, les normes, les procédures, les divisions et les hiérarchies servent à maintenir l'équilibre et à éliminer ou à diminuer les perturbations. À l'heure actuelle cependant, les administrateurs doivent affronter des perturbations qui dépassent les règles, les normes et les procédures et qui affectent les divisions et les hiérarchies.

Pour améliorer l'efficacité de l'organisation, il ne s'agit pas de choisir les outils appropriés mais bien de choisir les méthodes qui serviront à introduire et à intégrer ces outils.

La nouvelle technologie aura d'importantes conséquences sur le travail de l'avenir. En fait, la définition même du "travail" va changer et la distinction entre le travail et le non travail va s'estomper. De plus en plus, les gens travailleront à domicile, accepteront des horaires variés, travailleront à temps partiel ou partageront des postes avec deux employés ou plus.

Une communication améliorée, attribuable en partie aux messages électroniques et au courrier électronique, va entraîner simultanément la décentralisation des bureaux et la centralisation du contrôle de parties importantes de l'entreprise. Les outils automatisés permettent plus de souplesse dans le traitement des employés et par rapport aux besoins changeants des marchés. Il est possible de réduire considérablement le temps de réponse et d'améliorer en même temps la qualité des décisions.

Plusieurs problèmes se posent au niveau stratégique pour s'assurer que l'ensemble de l'organisation puisse maximiser les bénéfices et minimiser les coûts (y inclus les coûts sociaux) des nouveaux outils de bureau.

Le premier problème concerne l'intégration des outils. Plusieurs organisations ont compris qu'il est nécessaire d'intégrer l'équipement pour éviter la répétition inutile des tâches, mais le problème de l'intégration de la gestion de l'information est plus difficile à résoudre. Chaque division, chaque département, chaque organisation a sa propre information qui est considérée comme une ressource. D'une part, chaque unité veut contrôler sa propre information et l'utilisation qui en est faite pour éviter d'éventuels abus par les autres unités; d'autre part, l'organisation reconnaît l'utilité d'avoir accès à toute l'information dans un format que toute l'organisation puisse comprendre.

La nouvelle technologie entraînera la restructuration de l'organisation. À mesure que les divers outils s'intégreront et que l'organisation découvrira de nouvelles utilisations de l'information, de nouvelles méthodes de travail et de nouveaux rapports s'établiront.

La nouvelle technologie va influencer aussi l'espace physique, l'éclairage et l'aménagement des bureaux. L'éclairage actuel, par exemple, est destiné au travail au pupitre et non à la console. Il faudra également adapter le mobilier actuel aux nouveaux besoins.

Toutes les fonctions de l'organisation subiront l'influence des outils d'automatisation. Des catégories d'emplois sont appelées à disparaître, d'autres seront créées et presque tous les postes seront affectés par des changements. Il y aura des problèmes associés à la définition des tâches, à la planification des carrières et à l'évaluation des performances. La fonction de formation va engendrer une quantité considérable de travail.

Les outils automatisés vont affecter tout le système. Toute stratégie doit tenir compte de l'ensemble du système et son efficacité devra se mesurer à l'échelle du système global.