DE L'IMPORTANCE DE BIEN
CONCEVOIR UNE CONFERENCE

La première chose à faire lors de la planification d'une conférence est de définir les objectifs. Quel est l'objet de cette conférence? Qui vise-t-elle? Qu'est-ce que les participantes devraient retirer de cette conférence? Quelle est la meilleure façon d'atteindre ces objectifs? Par ailleurs, les réponses à toutes ces questions devraient vous permettre de choisir le type de conférence approprié. N'oubliez pas que les participantes assistent à des conférences pour plusieurs raisons: pour obtenir de l'information, faire des contacts, se distraire, partager leurs expériences, s'associer à d'autres pour devenir une force majeure et obtenir de l'aide dans la poursuite de leurs projets et dans le choix de leurs moyens. Une bonne conférence leur permet d'atteindre ces objectifs.

De bonnes conférencières et de bonnes animatrices peuvent diffuser l'information adéquatement. Il est important qu'elles soient habiles dans la communication verbale. Même si elles écrivent très bien, certaines personnes n'ont pas de talent d'oratrices, elles ne devraient pas être encouragées à faire des présentations orales. Il est utile de monter des kiosques d'information soigneusement choisis surtout pour les personnes qui n'ont pas facilement accès aux services. Ce n'est pas en entassant les gens dans la même pièce qu'on satisfait leurs besoins d'appartenance. On doit faciliter les échanges. Pour ce faire, faites appel à des spécialistes, au moins pour structurer la conférence. Ces personnes pourront vous assurer que les participantes pourront se rencontrer et rencontrer aussi les personnes-ressources que vous avez mises à leur disposition.

Souvent les participantes veulent pouvoir échanger de façon spontanée leurs expériences sans pour autant limiter leur participation à d'autres ateliers. L'organisation du colloque doit être suffisamment souple pour permettre à ces échanges de prendre place. Donc, il vaut mieux que vous prévoyiez des locaux supplémentaires qui seront pensés pour permettre à la spontanéité de s'exprimer.

Les ouvertures et les clôtures sont importantes. On doit commencer en communiquant un sentiment d'appartenance. L'inquiétude peut gagner les participantes qui ne connaissent personne. Vous devez assurer les participantes qu'elles assisteront à une conférence importante quels que soient vos sentiments personnels à ce moment. Expliquez-leur le déroulement mais gardez les détails pour une réunion subséquente. Commencez et terminez sur une note optimiste.

Les participantes veulent quitter en emportant avec elles un sentiment de puissance; souvent elles retournent à un environnement où elles ne reçoivent que peu d'appui. Elles ont besoin de quelque chose de plus dynamique que l'éternelle adoption de 967 résolutions (indubitablement importantes), par un groupe d'indéfectibles alors que les autres s'esquivent discrètement. Ces résolutions sont souvent essentielles à un groupe mais leur adoption ne devrait faire l'objet de la séance de clôture d'une conférence. Planifiez une séance de clôture dynamique.

Vous devez choisir de vous impliquer dans la planification ou de ne pas le faire. Vous n'avez peut-être pas de temps à y consacrer. Au dernier moment, une bonne organisatrice doit pouvoir tirer le meilleur parti du temps que vous pouvez consacrer; il est préférable que vous exprimiez clairement vos disponibilités dès le départ. D'autre part, laissez celles qui ont décidé d'investir leur temps et leurs énergies commencer le travail. Trop souvent, les grands chefs apparaissent à la dernière minute et réclament des explications pour des décisions dont ils ont abdiqué la responsabilité. Quelle que soit votre implication, laissez celles qui sont déléguées ou celles qui ont choisi de s'impliquer faire le travail.

Assurez-vous aussi qu'il y ait un bilan rigoureux de la conférence; c'est là où les vérités seront dites.

Historiquement, c'est en se rassemblant que les femmes canadiennes ont pu franchir les étapes qui les rapprochent de l'égalité. Nos votes au niveau municipal, provincial et fédéral se sont faits entendre grâce à notre unité et à notre persévérance. Nous avons de nombreux avantagea: notre capacité de nous débrouiller",

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